Comment mes processus s'inscrit-il dans mon entreprise ?

En tant que futur client, cet article vous aidera à comprendre le fonctionnement du logiciel. Vous pourrez ainsi tirer meilleur parti de mes processus et de ses possibilités, et ainsi commencer à vous projeter avec nous !

Bonne lecture !

Dans chaque entreprise, mes processus s'intègre de trois façons différentes:

mes processus prend en charge vos flux de travail ;
mes processus enregistre un évènement ;
mes processus permet de suivre l'avancement d'un ensemble d'enregistrements.

Ces trois fonctionnalités sont complémentaires et permettent à l'outil de s'intégrer pleinement à votre environnement.

1. mes processus prend en charge vos flux de travail

Cette fonctionnalité est l'essence même de notre outil :
Elle collecte et transmet des informations de manière structurée entre des personnes, des groupes de travail et des départements.

workspace_premium Les avantages :

Les collaborateurs suivent systématiquement le flux de travail : chaque enregistrement se conforme au flux de travail défini par votre société. L'outil guide les utilisateurs vers le résultat attendu.

Les temps de traitement sont réduits : les informations dont chaque utilisateur a besoin ont été collectées en amont. Chaque personne n'est sollicitée que lorsqu'elle doit être informée ou doit intervenir.

Les risques d'erreur sont minimisés : les "to-do list" sont maintenues par le système. Impossible de perdre l'information dans ses emails ! Le formulaire est préparé à l'avance et nous rappelle les renseignements à transmettre. Le flux est guidé et nous assure de respecter l'ordre des étapes et les personnes à contacter.

psychology_alt Comment faire ?

Nos équipes vous forment gratuitement en amont !
Dans la pratique, l'outil vous guide pour créer votre flux de travail, votre logigramme et ses formulaires.

task Cas d'usage :

Vous trouverez plus d'une centaine d'idées de flux de travail dans les articles dédiés à chaque département.
La liste complète des articles est disponible ici.
Pour n'en citer que quelques-uns :

Faire une demande d'achat ;
Déclarer une non-conformité ;
Publier un reporting ;
Valider un document ;
Valider une facture fournisseur...

2. mes processus pour enregistrer un évènement

Ici, l'objectif principal est la traçabilité.

Il s'agit d'utiliser un flux de travail pour enregistrer une activité opérationnelle.
Votre collaborateur validera un enregistrement à chaque fois qu'il aura réalisé une action précise, une tâche.

Une fois l'opération enregistrée, nous tirons partie des informations à trois titres:

Nous sommes en mesure de vérifier qu'une procédure s'est déroulée correctement ;
Nous sommes en mesure de quantifier un évènement ;
Nous sommes en mesure de revenir en arrière en cas de problème.

Le premier point est le plus important. Il assure à un responsable de département ou à un auditeur que les procédures ont bien été déclenchées et respectées.

Par exemple : en tant que Directeur, je demande à mes équipes de réaliser chaque mois une veille en lien avec nos métiers.
En pratique, même avec des collaborateurs volontaires et de qualité, les activités de veille sont souvent repoussées au profit des urgences du quotidien. Quand Les urgences prennent le dessus une fois c'est sans conséquence. Quand c'est systématique, le département dans son ensemble peut prendre un retard important sur la maîtrise de son environnement juridique, technologique, concurrentiel...

Via mes processus vous pouvez demander un flux de travail automatique qui, créé le 1^er de chaque mois et affecté à votre équipe, leur rappelle cette activité ponctuelle.
Pour aller plus loin, si vos équipes joignent le compte-rendu de la veille à l'enregistrement, vous pouvez demander au système de vous faire suivre le document avant de clôturer l'enregistrement.

Au final, sans que vous ayez à relancer systematiquement vos équipes, celles-ci se sont vues rappeler la tâche à faire.
C'est une transition naturelle vers la mise en oeuvre d'un processus de contrôle interne.

workspace_premium Les avantages :

Vérifier la bonne exécution de vos procédures - notamment celles ne faisant pas partie du quotidien de vos équipes ou que vos équipes pourraient avoir tendance à remettre à plus tard ;

Tracer des activités opérationnelles - particulièrement les activités à risque ;

Faciliter les audits et mettre en place un contrôle interne.

psychology_alt Comment faire ?

Créez un nouveau flux de travail
Option (1) : choisissez si le flux de travail doit être créé automatiquement suivant une périodicité donnée ou manuellement quand un évènement arrive suivant la nature de l'action ;
Option (2) : ajoutez une activité pour informer d'autres collaborateurs ou leur publier un document produit lors de la réalisation de l'action ;
Définissez vos vues pour vos tiers (direction / contrôleurs / auditeurs...)

task Cas d'usage :

Nettoyer ou ranger des espaces communs ;
Accueillir un visiteur ;
Réaliser une veille périodique ;
Réaliser un audit fournisseur ;
Réaliser un audit ergonomie ;
Réaliser un inventaire tournant...

3. mes processus pour suivre l'avancement d'un ensemble d'enregistrements

Qui ne connait pas de tableaux Excel interminables ?
Excel est l'outil générique le plus souvent disponible. À défaut d'un outil plus adapté à l'activité, nous utilisons souvent ce tableur spécialisé dans le calcul pour stocker de l'information. Nous multiplions alors les lignes et les colonnes de nos tableaux jusqu'à ce qu'ils soient difficilement lisibles. Parfois, nous tentons même de présenter ce tableau à un collègue ou à un responsable juste pour l'entendre nous dire "qu'il nous croit sur parole".

Notre outil a été pensé pour vous permettre de suivre et de piloter un jeu de données.

workspace_premium Les avantages :

Utiliser un formulaire pour la saisie et la mise à jour des informations ;

Trier et filtrer rapidement les tableaux et, à volonté suivant vos besoins ;

Soumettre un enregistrement pour une validation ou collecter des informations sur un enregistrement auprès d'un collaborateur tiers sans pour autant donner l'accès à tout le flux de travail ;

Rendre vos données complètement ou partiellement visibles par des tiers ( en lecture seule pour en garder la maîtrise ) ;

Automatiser la publication de vos données dans votre BI ou dans vos reportings via l'API.

psychology_alt Comment faire ?

Créez un nouveau flux de travail ;
Votre logigramme contient un ensemble d'activités qui reproduit le cycle de vie de vos données ;
En option : intégrez des activités pour que des tiers puissent interragir avec vos données (création par un tiers, demande de complément d'information ou validation finale) ;
Définissez vos vues pour vos tiers.

task Cas d'usage :

"TODO list" pour un service ;
Suivre les non conformités ;
Suivre des contrats ;
Lister des équipements de maintenance...